EL RINCON DEL COACH

Por: Carlos Rolando Mateo Villa – Coach Ejecutivo

Consultor Senior de Gestión Económica y Financiera

Correo: consultoriaencoaching@hotmail.com

Artículo de Investigación de Gestión Empresarial

PREVENCIÓN Y CONSECUENCIAS EN LAS PYMES ANTE EL COVID 19

Continuación…

Las organizaciones desconocen está herramienta o algunas de ellas no le toman la debida importancia. La herramienta de gestión empresarial que se debería utilizar para la elaboración de planes alternos sería utilizar un buen “Plan de Continuidad”, ya que a diferencia del Plan Contingencia, se enfoca más en el posible futuro de la empresa, una vez que el mercado o el gobierno de un país permita la continuidad de labores según el sector en que la empresa se encuentre.

Para comenzar a utilizar esta herramienta de gestión el empresario deberá hacerse la siguiente pregunta:

¿Está preparada mi empresa para hacer frente a esta pandemia del COVID 19?

A la hora de determinar cómo prepararse para manejar esta pandemia u otra emergencia, los responsables de cualquier empresa deberían hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Tengo un Plan de Continuidad de actividades en mi empresa?

• ¿Lo he puesto a prueba últimamente?

• ¿He identificado los riesgos que representa el COVID 19 para mi negocio?

• ¿He identificado a las personas que son críticas para el proceso de producción y cuáles serían las más difíciles de reemplazar?

• ¿Están definidos los recursos adicionales necesarios para garantizar el funcionamiento de la empresa?

• ¿Está la empresa preparada para cubrir las demandas o necesidades de mis clientes si se declara una pandemia?

• ¿He revisado mis seguros contra una posible pandemia?

Aquí les mostramos las partes de la herramienta que deberán desarrollar para poner en práctica paso a paso y de manera sencilla un Plan de Continuidad:

Paso 1 – Análisis de Riesgos: Deberás identificar todo aquella acción productiva, recurso o estrategia que en el futuro no pueda generar rentabilidad para el negocio, como por ejemplo: incrementar la contratación de personal, generar presupuestos de compra con costos establecidos, establecer la venta de un producto o servicio por un plazo indefinido y establecer recursos que puedan ser escasos con el paso del tiempo o temporales.

Paso 2 – Manejo de Crisis: Una vez localizado los posibles factores de riesgo en la empresa, como en los ejemplos antes mencionados, se deberá establecer diversas alternativas de solución posible, tantas, que puedan soportar diversos escenarios negativos para la empresa. Como por ejemplo: ver si la empresa se pueda acoger a algún beneficio del gobierno (como el decreto laboral 038 - 2020 o el programa Reactiva Perú), también el poder tener la posibilidad de alguna otra ayuda externa como la colaboración de otras empresas privadas (como el trabajo colaborativo por convenio o el contrato de colaboración mutua empresarial).

Paso 3 – Respuesta de Emergencia: Deberá ver como se dan los resultados de cada una de las estrategias planteadas por la empresa y ver si aún quedan otras posibles alternativas que nos puedan ayudar como empresa. Recordar que las respuestas no son inmediatas y también pueden ser poco visibles, es por ello, que debemos estar siempre atentos ante una variación de las decisiones tomadas. Como por ejemplo: si optó por acogerse a un programa de financiamiento externo con beneficio de plazo y de interés, pero este tarda varios días o semanas en que se pueda otorgar (recuerde que cada día de actividad empresarial perdido, es una carga de gastos que se acumulan en masa), lo mejor es continuar con otras alternativas posibles.

Paso 4 – Comunicación de Crisis: Las personas que estarán siempre esperando alguna respuesta clara de sus decisiones, siempre serán: sus clientes, sus colaboradores, sus proveedores hasta sus acreedores. Es que es casi imposible, el no poder decir nada a los que esperan con ansías y temores los efectos de una toma de decisiones. Por ello, aunque no se tenga contemplado como algo de gran importancia, el comunicar es una acción que quizás pueda ocasionar un caos o también la calma, pero el efecto es que los demás puedan prevenir y manejar a su vez las respuestas de sus propias emergencias. Es decir, que al comunicar lo que ocurra con la empresa, les podrá proporcionar información para el manejo de las estrategias de los demás y que ellos a su vez, puedan optar por otras estrategias más convenientes para sopesar la situación actual de una pandemia.

Paso 5 – Recuperación de Desastres: Esta etapa suele ser la más difícil de todas, ya que no se sabe cuándo pueda empezar, los cálculos en muchas ocasiones no suelen ser exactos. Pero de lo que sí se puede dar fe, es que es una lenta recuperación, como cuando uno sale de alta de una operación, los movimientos pueden ser algo torpes y el cuerpo no reacciona igual. Se puede decir incluso, que es como un nuevo comienzo, en la mayoría de casos la empresa incluso no volvería a recontratar a todo su personal de manera inmediata, sino, de forma paulatina hasta que el mercado y su capital pueda darle la posibilidad de hacerlo. Como por ejemplo: Si usted contaba con tres personas administrativas y 5 vendedores, posiblemente pensará en recontratar de manera inmediata a un administrativo y a tres vendedores, porque quizás sus operaciones y su capacidad de producción y ventas no le permitan hacerlo rápidamente. Esto depende mucho del sector al cual su empresa se dedique.

Paso 6 – Análisis de Impactos al Negocio: Lo mejor que puede realizar, es hacer un comparativo de su empresa en cuanto a cómo estuvo el año pasado en ese mes y cómo comienza su negocio al retorno de sus actividades económicas. Esto permitirá tener una referencia de cuál sería su óptimo en condiciones normales y cuáles serían las expectativas esperadas en estas nuevas condiciones. Además, se deberá realizar una comparación de mercado, con las empresas de las cuales manejan su mismo rubro y que se encuentran en similar situación al de su negocio. El ver las dimensiones de los resultados, nos dice cómo es que estamos llevando la gestión actual de la empresa. Como por ejemplo: Si su empresa generaba en el mes de mayo del año pasado (2019) ventas mensuales por S/ 60 mil soles y ahora presenta ventas por S/ 8 mil soles, no se desespere y vea también la información del mercado, quizás las demás empresas estén cercanos a esa misma cantidad de ventas. Recuerde que las condiciones de mercado no son las mismas; quizás los cambios de hábito de consumo en los clientes sea un factor que se debe analizar con mucha cautela.

Consecuencias empresariales ante un evento Pandémico

En esta parte se debe tener claro que puede haber dos posibles escenarios de consecuencias empresariales y esto es, si se ha tomado en cuenta algún Plan de Continuidad o no se ha previsto ninguna acción o estrategia con antelación.

Pongámonos en el primer escenario, las consecuencias específicas que el COVID 19 tendrá en cada empresa dependerán del impacto directo de este en la salud de los trabajadores y del impacto que tengan las medidas puestas en marcha para hacer frente a la pandemia dentro del Plan de Continuidad de la empresa. Así, la organización que las empresas hayan sido capaces de desarrollar será fundamental para garantizar que los núcleos clave de su actividad siguen funcionando. Por ello, en el Plan de Continuidad de cada empresa deberán definirse en detalle aquellas funciones que se consideren esenciales dentro de la empresa y que son absolutamente necesarias para mantener la productividad en niveles aceptables durante la pandemia, identificando y cuantificando el personal y actividades imprescindibles. El Plan de Continuidad deberá incorporar también, las soluciones previstas con los actuales recursos disponibles dentro de la empresa.

Recuerde que:

• El absentismo de los trabajadores (40% o más) ocurrirá a todos los niveles asociado tanto a la enfermedad de los mismos como a la necesidad de cuidar a los miembros de la familia enfermos, al miedo a la exposición en el medio laboral o al fallecimiento en algunos casos.

• La diseminación de la enfermedad será rápida e imprevisible y se producirá en muy poco tiempo, dificultando probablemente el recambio de personal y recursos, especialmente si no está previsto.

• Las restricciones al movimiento y/o cuarentenas podrían interrumpir algunos servicios básicos para la generación del negocio en la empresa.

• El distanciamiento social afectará a las empresas donde el contacto con el público es inevitable, o a los trabajadores que comparten un espacio de trabajo común. Por ello, se toma en cuenta el teletrabajo.

• El cierre de empresas por períodos prolongados puede causar un daño económico irrecuperable provocando el cierre de algunos negocios, aumentando la demanda de ayuda social.

• La paralización de empresas esenciales podría causar trastornos económicos y sociales que pueden derivar en el colapso de un país.

De otro lado, tomando en cuenta el segundo escenario se deberá tener en cuenta que el cierre es algo muy próximo al término de una cuarentena, debido a la falta total de todo recurso, ya sea humano, de capital o de trabajo.

5 Tip´s que ayudarán a afrontar tu situación empresarial

Primero: Toda empresa, siempre deberá tener como fuente alterna una línea crediticia (contar con una cuenta corriente en una institución financiera IFI), que le permita tener mayor capacidad de pago y no afectar en demasía su cadena de pago. Recuerde que en la mayoría de veces los gobiernos, siempre destinan acciones para prevenir quiebras haciendo que entidades como la SBS (Superintendencia de Banca Seguros y AFP), puedan adoptar medidas de apoyo a los plazos e intereses de los créditos personales y empresariales (sobretodo Pyme).

Segundo: Acordar con proveedores medidas preventivas en cuanto extensión de plazos para pagos en casos de emergencia (generar acuerdos por contratos, para que no solo sea de palabra), esto te permitirá en un primer momento respirar en los esenciales y poder asumir otros pagos como los de planilla o compra de otros insumos alternos.

Tercero: Todo evento pandémico siempre trae medidas tributarias flexibles, como el retiro de las cuentas de detracciones para soportar pagos o el alargue de los plazos de declaraciones o pagos. Estar siempre atentos a las normas dictadas por el diario El Peruano, donde se dictan estas medidas que benefician a la gestión empresarial.

Cuarto: La asociatividad sin duda te da algún respaldo de soporte en cuanto a  información, beneficios colectivos o apoyos solidarios de las otras empresas asociadas. Como dice el refrán: “La unión hace la fuerza”. Las empresas sin apoyo podrían tener resultados muy lentos, crecimientos muy bajos y quizás no lograr mantenerse en el mercado.

Quinto: Selecciona bien a tu personal o capital humano con el que podrás trabajar en momentos difíciles. No todos siempre estarán disponibles ni todos serán necesarios para estos eventos pandémicos. El buscar un trabajador con cualidades como la de ser capaz de acompañarte en momentos de crisis y de baja paga, con ganas de mejorar su trabajo en  situaciones adversas o no favorables son muy escasos y no es cuestión de suerte. La idea, es que puedas ir formando al personal clave para estos casos extremos.

Espero, que al compartir esta información con ustedes pueda ser de gran ayuda y seguir mejorando su gestión empresarial, “toda medida implantada en una empresa es siempre una forma de mejorarla” (Richard Hobson).

Mateo Villa, Carlos R.

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