La profesión de abogado
puede ser identificada con elementos clásicos y tradicionales, su imagen está
unida a grandes volúmenes de tomos presentes en los despachos de abogados y de
mantener un formalismo muy clásico (léase vestimenta en pleitos, salas de
justicia, etc).
En los últimos veinte
años esta imagen clasicista está sufriendo una transformación vertiginosa, donde
las nuevas tecnologías han influido de manera radical en el ejercicio de la
profesión. La forma de tratar los asuntos jurídicos, la documentación jurídica,
la gestión de dichos asuntos, las relaciones con los clientes, la comunicación
con la administración de justicia, la gestión del despacho, la presencia en
medios y el marketing de la firma, se han visto influenciados por la aparición
y consolidación de nuevas herramientas informáticas. Los despachos del siglo
XXI no se conciben sin la informática, la evolución de los profesionales en dos
décadas ha sido vertiginosa y me atrevería a decir que la profesión de abogado
ha pasado a ser una de las más tecnológicas en el comienzo de este siglo.
La documentación
jurídica
Una de las primeras
herramientas que comenzaron a cambiar la profesión fue la aparición de bases de
datos jurídicas a finales de los años ochenta. Si bien durante los primeros
años se consultaban a través de CD, a mitades de los noventa pasaron. Dado el aumento
progresivo del volumen de la información a DVD y al albor del nuevo siglo los
servicios pasaron a ser on-line, a través de internet.
Las bases de datos
jurídicas tuvieron muchos beneficios que los abogados rápidamente supimos ver:
aumentaba nuestra competitividad y nuestra productividad. El acceso a la
información jurídica era mucho más rápida y las posibilidades de encontrar la
sentencia o la norma que mejor solución diera a nuestro asunto nos hacía estar
mejor posicionados. El tiem-po empezó a ser valorado como una herramienta
diferencial. Les diré que la facturación de las editoriales jurídicas en esos
años se transformó considerablemente. De tener el papel un peso del 100% sobre
su facturación a mediados de los ochenta, este medio ha pasado a ser entre un
5% y10% en beneficio de los productos informáticos.
Además, durante los
últimos años han ido apareciendo mu-chísimas webs, institucionales o
privadas, con un gran número de contenido jurídico, desde las que sirven
con legislación y jurisprudencia, hasta las que analizan asuntos jurídicos y
las que publican artículos doctrinarles y de opinión.
El libro electrónico
Si bien el éxito de las
bases de datos jurídicas fue arrollador, no lo ha sido tanto la presencia del
libro electrónico en los despachos de abogados. Recuerdo alguna prueba piloto
con lectores de Sony en 1992 pero que nunca llegó a tener éxito. El problema no
estaba en los libros, ni en los contenidos al igual que sucede con el resto de
los libros, el problema radicaba en la falta de un soporte exitoso que
garantizara la presencia electrónica del libro.
Desde el lanzamiento del
iPad en el año 2010, la presencia de contenidos jurídicos que tradicionalmente
se comercializaban como libros físicos, ha comenzado a cambiar.
A través de las tablets
podemos consultar códigos normativos e, incluso, libros doctrinales. Ya verán
cómo dentro de unos meses podremos llevar todas nuestras estanterías de libros
de consulta en nuestra tablet o cómo a través de nuestra tablet vía internet, podremos
consultar fondos inmensos de libros jurídicos.
La gestión de asuntos
jurídicos
Conforme las máquinas de
escribir fueron perdiendo su utilidad y los ordenadores se impusieron como
herramienta de trabajo, los abogados comenzábamos a tener un problema de orden
y de archivo. Los expedientes no sólo se archivaban físicamente, sino también
electrónicamente. La gestión de los asuntos pasó a tener carpetas virtuales y
comenzaron a aparecer un sinfín de programas de gestión de despachos. Básicamente,
si un abogado tenía un hijo o un sobrino que había estudiado informática,
comenzaba a fabricarse ad hoc su primer programa de gestión. Si este le iba
bien, trataba de vendérselo a sus compañeros juristas bien directamente,
bien a través del Colegio de Abogados. Así nacieron las primeras empresas del
software de gestión de despachos que conforme han pasado los años se han
consolidado en unas pocas con éxito.
Con ello, la
productividad aumentaba y se podía gestionar la agenda, la facturación y
el control de los asuntos que entraban en nuestro despacho. No obstante, había
una barrera cultural. Los programas de gestión del despacho “obligan” a
establecer un proceso unificado conforme a un modelo establecido. La anarquía
en trabajo de muchos profesionales llevó a que en algunos despachos
colectivos la implantación de modelos uniformes no tuviera éxito.
La gestión documental:
La gestión del conocimiento
Una de los
beneficios que tenía una buena gestión de asuntos era la accesibilidad al
conocimiento, a los documentos de todos los profesionales que participan del
despacho. El valor de la información generada por el propio despacho supera,
con creces, los innumerables productos de formularios y modelos que ofrecen las
editoriales jurídicas.
Así que surgió la
necesidad de digitalizar los archivos del despacho y clasificarlos conforme a
software de gestión de asuntos jurídicos. La existencia de una copia digital
facilita el acceso a la información generada por el propio despacho, a la
experiencia realizada y, en suma, a fortalecer el conocimiento colectivo.
También, grandes despachos
crearon el área de gestión del conocimiento, al que le correspondía gestionar
la biblioteca del despacho e informar de las novedades a todos los miembros del
despacho.
La comunicación con la
administración de justicia
En paralelo, se realiza
la informatización en la administración de justicia y surge la necesidad de
comunicar a abogados y tribunales. Aquí se abre un mundo sin límites: desde la
presentación de documentos con firma electrónica a los tribunales, los
procedimientos electrónicos en sedes judiciales (como el Tribunal de Comercio
en Argentina), la posibilidad que acceso a toda la documentación de un pleito,
demanda, escritos de las partes, del Tribunal, videos, sentencias, como en
EE.UU.
Embrionaria en muchos
países, avanzada en otros, la tecnología empieza a estar presente en salas de
justicia: videoconferencias, abogados y jueces con portátiles y tablets,
simuladores de accidentes virtuales, grabación de las vistas. El cliente: El
Marketing jurídico
Todo este proceso de
informatización alcanza su éxito cuando incorporamos al cliente. A través de
extranet podemos facilitar a los clientes conocer el status de sus expedientes
y tenerlo permanentemente informado.
La comunicación por
diferentes medios -correos electrónicos, webs corporativas, blogs
profesionales, presencia en redes sociales- nos permiten interactuar con
nuestros clientes actuales o potenciales.
Muchos despachos han
superado las webs corporativas para ofrecer servicios on line de consultas,
formación, etc. Hay despachos que permiten descargarse un app específico para
tabletas de Apple o Androide.
Asimismo, son
innumerables las webs que han aparecido en todo el mundo ofreciendo directorios
de abogados que facilitan la conexión entre clientes y abogados. El
posicionamiento de los despachos en dichas webs cobra una importancia, más
cuando algunas de ellas establecen rankings públicos de los despachos.
La gestión de la marca
En suma, la imagen de
marca de los despachos no sólo ha ido creciendo por las interminables fusiones
de las grandes firmas. El prestigio del abogado es una clave importantísima
para la captación de clientes.
La gestión de la idea de
marca ha ido en aumento cuanto más se han liberalizado las normas de publicidad
de los diferentes Colegios de abogados. Internet ha creado importantes
mecanismos de notoriedad: web corporativa, blogs jurídicos, presencia en redes
sociales, etc.
Una reflexión final
Si después de leer estas líneas, consideran
que no se han subido, todavía, al tren de la tecnología, no duden en hacerlo ya.
La esencia de nuestro saber es lo que no ha cambiado.
* Abogado -Colegio de
Abogados de Pamplona (España), Ex Profesor Asociado de la Universidad de
Navarra, Ex Director de Contenidos de Thomson Reuters Aranzadi.
Publicado en PERU TOP
LAWYER - REVISTA DE FIRMA DE ABOGADOS & NEGOCIOS
